Voor marketingafdelingen is het een bekend probleem: moeizame samenwerking met externe leveranciers en partners. Want hoe behoud je het overzicht in een wirwar van systemen, bestandsformaten en -versies, zonder dat het qua tijdsbeslag gierend uit de hand loopt? Externe marketingbureaus zitten in een spiegelbeeldige situatie, waarbij ze niet alleen data met hun klanten – de marketingafdelingen – coördineren, maar zelf ook samenwerken met externe specialisten en freelancers.Dit zijn de vijf irritantste “tijdvreters”:
1) Bestanden-spaghetti
Vaak beginnen de problemen al bij het besturingssysteem.
De interne of externe grafische professionals werken uiteraard met Apple, de marketingafdeling en de rest van het bedrijf vaak met Windows. Bij elke conversie ontstaan fouten, vaak ook bij interpuncties en bijzondere leestekens. Maar denk bijvoorbeeld ook aan niet te openen Photoshop- en Indesign-documenten. Ook praten beide partijen in vrijgaveprocessen maar zelden over exact hetzelfde. De dierentuin van de bestandsformaten organiseren en aan elke kooi een eigen sleutel leveren is typisch iets wat mogelijk is met Digital Asset Management.2) Duplicaten-chaos
Als de klant een PSD-fotobestand niet kan openen, dan sturen we wel een JPG. En in plaats van Indesign-bestanden gebruiken we een PDF. ‘Maar welke versie was de laatste?’, vraagt de marketingafdeling zich af. Zo ontstaat de wonderbaarlijke bestandsvermenigvuldiging. De originele bestandsversie is aanwezig bij de grafische professional, een JPG-kopie in het e-mailpostvak van de klant, een andere JPG op de server. Na gewenste veranderingen die via e-mail worden verzonden naar de grafische professional, ontstaat hier een nieuwe versie van het originele PSD-bestand, die weer als JPG per e-mail naar de klant wordt verstuurd; die zet het bestand weer op de server, maar nu misschien op een andere plek dan waar een collega het bestand in de eerste ronde had opgeslagen.
Het onvermijdelijke resultaat chaos door de vele bestandsversies en duplicaten. Het voordeel van een Digital Asset Systeem zou hier zijn: alle versies overzichtelijk en begrijpelijk op dezelfde plek aanwezig, zonder het eindeloze verkeer van bestanden via e-mail.
3) Rommelige afstemming
Door deze duplicatenchaos ontstaat in veel marketingafdelingen een zekere afstemmingsanarchie. Niet meer te achterhalen is welke bestandsversies nu eigenlijk hoe, wanneer, door wie en met welke autorisatie zijn vrijgegeven. Ongetwijfeld zijn ook oudere fotoversies gebruikt omdat marketeers of grafische medewerkers opgelucht zijn op de server of in een postvak überhaupt ergens een bruikbare foto te hebben gevonden. Of deze foto voor het beoogde doel al een kleurcorrectie heeft gekregen en hoe het zit met de beeldrechten: daar geeft het JPG-bestand vaak geen uitsluitsel meer over.
In een DAM-systeem is dergelijke informatie wel direct terug te vinden: hoe ver de bewerking van een zogenoemde media-asset is gevorderd, of het bestand finale goedkeuring heeft gekregen, waar het moet worden ingezet en hoe het bijvoorbeeld met de auteursrechten zit.4) Handmatige workflows
Een volgende irritatiefactor doemt alweer op, namelijk wanneer alle afstemmingsprocessen handmatig moeten worden geïnitieerd. Bij twijfel moeten wederom nieuwe bestandsvarianten via e-mail de wereld worden ingebracht. Met een goed DAM-systeem wordt het leven simpeler: hier kun je werkstromen in verwerken, waarbij tijdrovende menselijke arbeid met bijbehorende fouten wordt vervangen door een server die automatisch opdrachten genereert. Rechthebbenden krijgen direct een bericht wanneer de nieuwe versie van een beeldbestand, een tekst of bijvoorbeeld een powerpoint-presentatie klaar is. Wijzigingen en commentaren kan een rechthebbende bij de meeste DAM-systemen via een ingebouwd notitieblok in het te beoordelen bestand achterlaten.
Vooral bij de productie van reclamemiddelen wordt de transparantie en efficiency door deze manier van werken enorm verhoogd. Veel DAM-oplossingen ondersteunen tegenwoordig zeer gecompliceerde workflows, tot en met het geautomatiseerd renderen en afspelen van video’s voor schakelingen naar meerdere TV-zenders met verschillende technische vereisten.5) Onzekerheid over databeveiliging
De samenwerking met externe partijen leidt er gemakkelijk toe dat het overzicht verloren gaat over assets en bijbehorende opdrachten of projecten, maar ook over wie precies wat mag zien. Een DAM-systeem zorgt ervoor dat bedrijfsgeheimen inderdaad geheim blijven. De betere DAM-systemen maken een sterk gedifferentieerd rechtenmanagement mogelijk. Leveranciers passen dan bijvoorbeeld beelden van hun nieuwe producten meteen aan in het DAM-systeem van de klant, terwijl zij geen toegang hebben tot andere domeinen of functies in het systeem. Op dezelfde manier kan een reclamebureau met een eigen DAM-systeem ervoor zorgen dat de toegang van klanten tot dit systeem beperkt blijft tot specifieke relevante domeinen of media-assets: een voorjaarscollectie van de concurrent blijft zo onzichtbaar.In de Cloud, op de eigen server, of ergens anders?
Het rechtenmanagement van een goed DAM-systeem sluit ook goed aan bij de strenge Europese GDPR-regelgeving (General Data Protection and Regulation). Klanten kunnen hun databeveiliging desgewenst verder bevorderen door het DAM-Systeem niet ergens op de wereld in de Cloud onder te brengen, maar zelf te beheren: op een eigen server, of een externe veilige locatie in een gebied dat valt onder hun nationale wet- en regelgeving.
